不動産業界はFAX機が必需設備。
大抵の情報のやり取りがFAX送受信で為されてます。
個人的にはEmailを使いたいのですが、相手方が持ってるのが紙ベースの情報の場合、FAXが手っ取り早いし操作が簡単という理由でEmailはちょっと。。。という業者さんが殆ど。
しかしこれからの時代、環境へ与える負荷(紙やインクの消費)や仕事の効率化、検索性で分のあるペーパーレス化はもとより、外出先でもリアルタイムで送受信が出来るインターネットFAXなるものが主流となるはず。
そう思って色々と調べてたところ、eFaxというサービスを見付け、30日間無料トライアルが可能とのことで早速申し込んで使ってみました。
先ず良い点から。
1．使い勝手
各県に対応した市外局番を選ぶことが出来(広島は082)、050から始まるIPベースのFAXに比べると違和感が少ない点がいいですね。
当社は082-553-0853という番号を選びました。この番号にFAXして頂くと、登録したEmailアドレス宛にPDF化されたファイルが届きます。PC又はスマートフォンやタブレットで内容を確認し、そのままファイルを保存することが出来ます。
送信はPDFやオフィス系アプリで作成したファイルを添付し、相手方のFAX番号にメールを送るだけ(実際は、FAX番号の前に81を付与して市外局番から0を消去した番号宛に送信します。例えば、082-123-4567なら、8182-123-4567となる)。メールタイトルがFAX送信状のタイトルに、メール本文がFAX送信状の本文になります。
2．通信コスト削減
150ページ分の送受信料込みで月額使用料金995円(税別)。FAX専用回線を解約すれば通信費を大幅に圧縮できます。
3．生産性
これが最大のメリット。外出の多い私の場合、お客様から申込書等をFAXで頂いてもオフィスに戻るまで確認できませんでした。また、同業者にFAXを送る場合も同様で、一旦オフィスに戻って物件資料と送信状ををプリントアウトして送信するという手間がかかるのに対し、eFaxだと外出先でもリアルタイムで受信が出来、送信時もお待たせする時間を極小化出来ます。生産性は雲泥の差ですね。尚、iOSやAndroidアプリもあり、私の場合iPadで全ての操作が完了するのも嬉しい点。
勿論、FAX機そのものの機能(アプリケーション)でPC-FAX送受信が出来るものもあります。当社のFAXもそうですが、ハードウェアに縛られる機能は買い替えた場合再設定が必要(FAXもPCも)ですし、外出先から見るにはリモートデスクトップ等でPCと接続しなければならなかったりと意外と面倒なので使っていません。
また、将来オフィスを移転することになっても番号はそのまま使い続ける事ができるため、FAX版ナンバーポータビリティとも言えますね。デバイスやロケーションからフリー(開放)になるサービスは働き方を大きく変える可能性を秘めてます。
では、デメリットは何でしょうか。
1．送信時、相手方にこちらの番号が8182-553-0853と表示される。
2．送信時刻がGMT時間で刻印される(9時間を足すと日本時間になりますが)
3．FAX番号の変更(名刺、封筒、サイト、同業者への通知)が必要
このくらいでしょうか。
手書きの紙をFAX送信する場合はスキャナーで取り込む手間が掛りますが、頻度は少ないので問題無し。
折しも名刺と封筒を新しく刷ったばかりだったのですが、圧倒的にメリットが大きいと感じたのでeFaxを導入する事にしました。
と言う訳で、当面は現在のFAX回線は解約せずに、申込専用FAX番号としてeFaxを併用致します。
このサービス、個人宅でFAX機を導入する程ではないけれど、たまにFAXを使う機会があるという方にも良いんじゃないですかね。