先日のインフラ増強で23インチ×2画面で構成していた環境を27インチ×1に統合した結果、文字が大きくなって読みやすくなったものの作業エリアそのものが狭くなったため効率が少し落ちてしまいました。
これはいかんと27インチと23インチを組み合わせてもみましたが、サイズが違うとしっくりこない。
しょうがないのでしばらく耐え忍んでましたが、この度のAmazonサイバーマンデーなるセールを除いてみたところ以前購入した同じディスプレイが5,000円近く安くなってたので我慢できずに購入。
同一サイズでマルチモニター環境が実現できめでたしめでたし。
これにて狭いオフィスに基幹業務用と経理&バックアップ用のサーバーにそれぞれ2台、計4台のモニターが並ぶ事となりました。
デイトレーダーか!
常日頃ガレージインフラという言葉を使ってますが、今日はオフィスのITインフラの話題。
台風が近付いてきてますが、本日は終日ITインフラ増強に勤しんでました。
先ずは業務PCをリプレース。
特に課題を抱えていた訳ではありませんが、業務量の増加に伴い一つ一つの処理速度の遅さが気になり始めて早1年。
丸7年使ってる事だしそろそろ引退させないと一気にクラッシュされても困るので、まあまあ高いスペックのワークステーションを購入。
主幹業務を新WSに移行し、会計処理は旧PCで実施することにしました。
私にとって最も面倒で苦手な帳簿付けをアルバイトさんに押し付けやって頂く事になったので旧PCを会計専用PCとして再雇用。まだまだ活躍してもらいましょう。
同時にNASを導入。
これまでPCのデータは外付けHDDにバックアップを取り更にBOXに同期させてましたが、NASの拡張ボリューム機能（ファイル単位でミラーリング）を利用することでデータロストのリスクが大幅に低減しました。
NASにはUSBポートが付いており、ここに外付けHDDを接続し定期的にバックアップを取ります。
クラウドとの同期については、データの可用性よりも外出先からのアクセス性を重視してたので、NASのリモートアクセス機能を使うと要らなくなります。
但し、万一の災害時の保険として外部にデータを置いておくのはディザスターリカバリー対策としては重要。現在鋭意検討中です。
また、モニターも27インチを導入しました。
旧環境では23インチモニター2つでデュアルモニター環境で作業してました。これは作業効率は非常に良いのですが、寄る歳波により小さい文字が見難くなってきたのでより大きなモニターが必要になりました。
これは大正解。効率は少し落ちますがテキストが見易いので文章を書くのが楽ですね。
オフィスのレイアウトも少し変更し心機一転頑張ります。
FAX機を廃止し、eFaxを導入して半年が経ちました。
概ね便利に使わせてもらってますが、改善して欲しい点も幾つか有ります。
先ずは、送信時の手間。
紙に書かれたものを送るには、一旦スキャンしてPDFデータとして取り込み、メール添付若しくはeFaxサイトの送信フォームで送らなければなりません。
紙を送る場合は、FAX機ならセットしてFAX番号を押してスタートと言う3ステップが、セット→スキャン→PC取り込み→サイトを開く→ログイン→フォームに送信先の番号を入力→PDF添付→送信と、8ステップに増えます。
一方でPDFやWORDファイルを送る場合は、FAX機ならプリントアウトしてセットしてFAX番号を押して送信。eFaxならメーラーを開く→宛先にFAX番号入力→ファイルを添付→送信と、同じ4ステップ。
手書きの紙等を多数の相手先に大量に送るという作業には不向きかと。
次に送信時の画像品質。
画質が荒く、テキストデータならまだ読めるのですが、写真とかは殆ど判別不可能。試用期間中に何度か自社宛に送って最適な設定を見付けたつもりでしたが、実際に相手に届いたものを見ると使えないレベル。
なので、テキストデータ以外のものを送る際は極力emailを使うようにしてるのですが、不動産業界は未だFAXが主流。emailが不得意なのでFAXで送ってちょ という同業者が多いので苦労してます。
最後に、偶に通信エラーになる点。
ファイルサイズが大きかったり(最大1MBまで)、複数ファイルを送ろうとすると機嫌が悪くなります。
再送信すれば大抵は大丈夫ですが、急いでる時には結構イライラするものです。
そんなネガも有りますが、それを補って余りあるメリットをeFaxに見出したので全く後悔はしてないですね。
PCでもスマホでもemailでFAXをリアルタイムで受信出来る。これが全て。
ペーパーレス化、FAXデータの保存、ランニングコスト低減等副次的なメリットも幾つか有りますが、いつでもどこでも受信FAXを確認できるのは本当に有難いですね。
ただ、本質的にはFAXというテクノロジーを置き換えるものではなく、一部デジタル化されただけのもの。FAXが無くなる日はまだ遠い先のことなのかな。
徐々にそのスペックが判りつつある次期iPhone。
魅力的ではありますが、iPadとの2台持ちの便利さを味わうと敢えて大画面スマホに変える理由が見つかりません。
てか、今や私のiPhoneは完全にガラケーになってます。
数か月前にパケット通信契約を廃止し、先日キャリアメールも解約し、分割払いも終了し、Apple Care+も切れた来月は、2,503円の請求のはず。
2,500円は4,000円分の無料通話が付いた基本料金。3円はユニバーサルサービス料。
モバイルデータ通信しないし画面表示の頻度が減ったためバッテリーも2.5日くらい持つし、液晶画面の小ささ故に落っことしても割れる確率が少ないのが良いですね。
スマホの大画面化とタブレットの小型化が進んだ結果、ファブレット(フォン+タブレット)という新しいジャンルが出来たとか。
いやいや、1台で何でもかんでもてのは中途半端になりやしませんかね。
ガラケー化iPhone4SとiPad Airの月額合計額は約7,000円。4,000円分の無料通話が付いてですよ。
という訳で、多分6には乗り換えないな。
本当はGoogle Appsの連絡先と同期さえ出来れば別にスマホじゃ無くても良いのですが。。。
不動産業界はFAX機が必需設備。
大抵の情報のやり取りがFAX送受信で為されてます。
個人的にはEmailを使いたいのですが、相手方が持ってるのが紙ベースの情報の場合、FAXが手っ取り早いし操作が簡単という理由でEmailはちょっと。。。という業者さんが殆ど。
しかしこれからの時代、環境へ与える負荷(紙やインクの消費)や仕事の効率化、検索性で分のあるペーパーレス化はもとより、外出先でもリアルタイムで送受信が出来るインターネットFAXなるものが主流となるはず。
そう思って色々と調べてたところ、eFaxというサービスを見付け、30日間無料トライアルが可能とのことで早速申し込んで使ってみました。
先ず良い点から。
1．使い勝手
各県に対応した市外局番を選ぶことが出来(広島は082)、050から始まるIPベースのFAXに比べると違和感が少ない点がいいですね。
当社は082-553-0853という番号を選びました。この番号にFAXして頂くと、登録したEmailアドレス宛にPDF化されたファイルが届きます。PC又はスマートフォンやタブレットで内容を確認し、そのままファイルを保存することが出来ます。
送信はPDFやオフィス系アプリで作成したファイルを添付し、相手方のFAX番号にメールを送るだけ(実際は、FAX番号の前に81を付与して市外局番から0を消去した番号宛に送信します。例えば、082-123-4567なら、8182-123-4567となる)。メールタイトルがFAX送信状のタイトルに、メール本文がFAX送信状の本文になります。
2．通信コスト削減
150ページ分の送受信料込みで月額使用料金995円(税別)。FAX専用回線を解約すれば通信費を大幅に圧縮できます。
3．生産性
これが最大のメリット。外出の多い私の場合、お客様から申込書等をFAXで頂いてもオフィスに戻るまで確認できませんでした。また、同業者にFAXを送る場合も同様で、一旦オフィスに戻って物件資料と送信状ををプリントアウトして送信するという手間がかかるのに対し、eFaxだと外出先でもリアルタイムで受信が出来、送信時もお待たせする時間を極小化出来ます。生産性は雲泥の差ですね。尚、iOSやAndroidアプリもあり、私の場合iPadで全ての操作が完了するのも嬉しい点。
勿論、FAX機そのものの機能(アプリケーション)でPC-FAX送受信が出来るものもあります。当社のFAXもそうですが、ハードウェアに縛られる機能は買い替えた場合再設定が必要(FAXもPCも)ですし、外出先から見るにはリモートデスクトップ等でPCと接続しなければならなかったりと意外と面倒なので使っていません。
また、将来オフィスを移転することになっても番号はそのまま使い続ける事ができるため、FAX版ナンバーポータビリティとも言えますね。デバイスやロケーションからフリー(開放)になるサービスは働き方を大きく変える可能性を秘めてます。
では、デメリットは何でしょうか。
1．送信時、相手方にこちらの番号が8182-553-0853と表示される。
2．送信時刻がGMT時間で刻印される(9時間を足すと日本時間になりますが)
3．FAX番号の変更(名刺、封筒、サイト、同業者への通知)が必要
このくらいでしょうか。
手書きの紙をFAX送信する場合はスキャナーで取り込む手間が掛りますが、頻度は少ないので問題無し。
折しも名刺と封筒を新しく刷ったばかりだったのですが、圧倒的にメリットが大きいと感じたのでeFaxを導入する事にしました。
と言う訳で、当面は現在のFAX回線は解約せずに、申込専用FAX番号としてeFaxを併用致します。
このサービス、個人宅でFAX機を導入する程ではないけれど、たまにFAXを使う機会があるという方にも良いんじゃないですかね。