当社の決算期は6月。
前期から弥生クラウドを使い始めて初の決算となりましたが、日々の帳簿付けが習慣化してサクッと完了。
先日会計事務所より決算完了の知らせがあり、本日決算書類が送られて参りました。
B/S、P/Lと共にキャッシュフロー分析もまずまずの成績でホッと一息。
来季に向けて改めて頑張ります。
会計システムのクラウド化
昨年度からデスクトップベースの会計ソフトからクラウドベースのオンライン会計に移行しました。
これまでは通帳や領収証を見ながらお金の流れをキーボードでちまちま入力してましたが、銀行やカードの入出金は全て口座連携で自動取り込みとなり、領収証もスマホで撮影した画像をアップロードして取り込みが可能となり手間が激減しました。
楽になったので日々経理情報をチェックできるようになり、決算締めも僅か1週間で完了。後は会計事務所にデータを提出するのみ。
会計ソフトを使ってた頃は毎日の入力が面倒で正直半年放ったらかしという事もままありまして、会計事務所に尻を叩かれつつ3～4日缶詰してたのが噓のようです。
移行するに当たり3社のクラウドサービスを比較・試用し、最終的に弥生オンラインに決めました。新規に事業を立ち上げるならマネークラウドやfreeeが良いかも知れませんが、従来の会計ソフトに慣れてしまった身としては入力画面がシンプル過ぎて寧ろ違和感があるんです。そうした層には弥生オンラインがお勧め。
さて、入力が楽になり生産性が向上したのも大きな効果のひとつですが、副次的効果として月次・日次ベースで経営情報を確認できるようになりリアルタイムで経営判断ができる様になったのも有難い点です。
当社の場合、物件を売り買いするブローカー的な業務は行なっていないので一刻を争う事態が生じる事は稀ですが、売上・経費・利益を可視化することで何に力を入れ何を省くべきかが見えてきます。
もっと早く移行しておけば良かった。
プランニングの有償化
ここ数年、賃貸シャッターガレージや賃貸バイクガレージの経営に関心を持つオーナー様からご連絡を頂く事が増えて参りました。
これまで、土地や建物の視察・レイアウト検討・競合分析・収益シミュレーションといった一連のプランニングは営業活動の一環として無償で資料を提供して参りました。工事費用だけは当社では対応ができない為、協業している工務店さんにお願いして見積を出して頂き、それをベースに収益シミュレーションを実施してます。
お陰様で沢山の案件を頂きプランニング資料も好評を博していると自負してますが、この度、弊社でプランニングしたガレージ案件につき、当方の与り知らぬところで工事が進んでいることが判明。知らせてくれたのは工事見積をお願いした協業会社の社長さんでした。
新規にご依頼を頂くオーナー様の中にはマナーの悪い方も居ます。アイデアだけ聞きまくって何もご依頼の無い方、当社からアドバイスを得て建物を造ったものの、懇意にしている不動産会社に仲介を依頼して知らんぷりする方、プランニング書類を受け取ったらその後音沙汰の無い方等々。
最悪なのは丸パクリ。本件は正直驚きました。
悪気は無いのかも知れませんが、一言断って頂けないものか。ビジネスパーソンとして当たり前の事が出来ない方とはもうお付き合いしたくないものです。
という経緯もあり、新規のお客様に限りプランニングをコンサルティング料として有償化することに致します。
正確には、これまでは口頭で『弊社に仲介や管理をお任せ頂ければ無償だが他社に仲介や管理を依頼する場合は有償（満室時の賃料総額の3ヶ月分又は工事費用総額の3%＋税の何れか安価な方）』とお伝えしていたものを文書化してコンサルティング契約を取り交わす事に致します。
これまで何でもかんでも情報提供しガレージ経営に少しで関心を持って頂けたら良しとしてましたが、経営者として脇が甘過ぎたのかも知れません。
何卒ご理解の程お願い申し上げます。
電子契約のメリット
本格的に電子契約の運用を始めてひと月余り。
至極便利です。
先ずは迅速性。お申込み頂いた当日中に契約締結が可能。
1．オンラインで入居申込を頂き、保証会社と貸主様に情報提供して審査を進めます。
2．保証会社の保証引受と貸主様の承諾を電子メールで頂き、宅建協会のWeb書式作成ツールを利用して契約書類を作成。
３．それをPDFで出力し、Adobe signを利用して電子署名の依頼メールが関係者に送信され、順に電子署名を頂いて完了。
従来の方法では、
１．入居申込書にボールペンでご記入頂き、それを保証会社と貸主様にFAX送信。
２．FAXで回答をもらって契約書を作成。
３．契約書をプリントアウト・製本して借主様に郵送。
４．借主様に捺印頂いて返信用封筒で返送を待つ。
５．貸主様の捺印を頂きに訪問。
６．借主様に契約書を郵送。
数日単位が数時間単位に短縮されました。これは関係者皆ハッピーになりますよね。
次にコスト。
紙代、インク代、印紙代、郵送費、交通費がゼロになる訳で我々業者側のメリットが大なのですが、貸主様借主様の労力（時間コスト）も低減できます。
最後にサスティナビリティ。
紙やインクの消費、書類配送時の化石燃料の消費、書類の保管場所、書類廃棄といった、契約締結から解約、その後の保管期間（5年～10年が多い）経過後の廃棄に至るまでの一連のライフサイクルに関わる地球環境への影響を抑止できます。
当社が関わる契約件数はたかが知れてますが、全不動産業者（2021年3月調査時で128,597社）で電子契約が実現すれば、更には国内の全ての法人（約275万社 2021年6月国税庁発表）やフリーランスを含む個人事業主にまで行き渡れば相当なインパクトがあると思うんです。もちろん全世界に拡がれば更に。
実はこれが一番大事なことじゃないかと思う今日この頃。
電子契約その2
脱ハンコ、ペーパーレス、非対面取引、電子帳簿保存等々 時代は電子化へ。
デジタル改革関連法の施行、及び宅建業法改正により、2022年5月から不動産取引に於いても電子契約が全面解禁されました。
電子契約を行うには、電子署名法及び電子帳簿保存法並びにe‐文書法で定められた要件を満たす必要があります。
提供各社のプラットフォームを検討し、試行錯誤の結果、Adobe社の Acrobat Signを採用することにしました。
当社は以前から電子契約の実現に向けて準備を進めておりましたが、提携する家賃保証会社の一部が電子契約未対応であったため、家賃保証会社が絡まない契約（オーナー様との管理業務委託契約等）のみ対象としておりました。
待つこと1年。やっと提携先家賃保証会社全社が電子契約に対応したため、満を持して2022年9月1日より原則全ての契約を電子化致します。
借主様は電子化された契約書面をEmailで受け取り、指示された箇所に電子サイン（テキスト入力またはマウスや指で手書き入力）するだけで済み、署名捺印や書類の郵送等の手間から解消され契約開始までのリードタイムが大幅に短縮されるメリットを享受できます。
但し、貸主様若しくは借主様が希望される場合は従来通りの書面での契約締結も可能です。